В первую очередь следует разобраться, что представляет собой кадровое делопроизводство. Без этих процедур невозможна работа ни одного предприятия, независимо от типа организации и количества ее сотрудников.
Сотрудники любой организации могут захотеть сменить работу, отправиться в отпуск, поехать в командировку либо получить премиальную награду.
Решением тех или иных вопросов не просто обязаны заниматься соответствующие люди, любые действия должны сопровождаться специальной документацией, в которой указаны приказы с деталями, а также отметками в трудовых книжках. Кроме этого, не стоит забывать и о постоянных изменениях в законодательстве.
Такие проблемы могут стать отвлекающим моментом от планирования новых стратегий и технологий, способствующих развитию бизнеса. Поэтому персонал (а особенно руководство) должен быть освобожден от выполнения рутинной работы.
К сожалению, о том, что необходимо качественно вести кадровый учет, руководитель компании вспоминает тогда, когда проверки соответствующими инстанциями уже не за горами. На сегодня большинство компаний перекладывает ответственность за кадровый учет на плечи менеджера либо главного бухгалтера, а это еще не гарантия соблюдения правильности учета персонала. А это означает, что и руководитель не может оставаться спокойным.
Обращение за помощью в Бухгалтерскую Компанию “Интеллект” поможет вам убедиться в том, что кадровое делопроизводство можно вести легко, потому что мы можем пообещать вам следующее:
• у руководителя вашей фирмы, а также у всего коллектива появится намного больше времени и возможностей для решения рабочих вопросов;
• мы гарантируем, что составленная нашими сотрудниками кадровая документация полностью будет соответствовать требованиям законодательства РФ;
• работа будет выполнена в сроки, без малейших задержек;
• вам не придется тратить время на то, чтобы объяснять, что и как делать.
Кроме этого, вы избавитесь от необходимости нанимать дополнительных сотрудников, обеспечивать их рабочим местом и необходимым оборудованием. В случае болезни либо отпуска сотрудника, ответственного за кадровую документацию, вы не будете переживать, где найти нового специалиста, ведь штат нашей компании способен найти замену любому профессионалу.
Сотрудники нашей бухгалтерской организации готовы приступить к выполнению следующих заданий:
• Составление документации, необходимой для найма новых сотрудников. Мы без труда составим трудовой или гражданский договор, в котором не забудем даже о самых мелких деталях. Специалисты нашей компании обладают огромным опытом в составлении договоров о материальной ответственности, о конфиденциальности данных, а также штатного расписания.
• Бухгалтерская Компания “Интеллект” занимается подготовкой документов для учета.
• Составление и ведение трудовой книги каждого сотрудника.
• Ведение документов о воинском учете.
• Мы предоставляем данные о рабочем стаже персонала для пенсионного фонда.
• Оформляем больничные листы.
• Ведем учет отпускных.
• Проводим подсчет стажа: общего и с перерывами.
• Занимаемся подготовкой необходимой документации для штатного перемещения сотрудников или увольнения.
Наша работа состоит из следующих этапов:
• вы связываетесь с нами – это может быть телефон, факс, электронная почта, обычная почта либо веб-сайт;
• далее менеджеры, отвечающие за работу с клиентами, или руководитель департамента принимает запрос;
• после этого происходит формирование заказа –обсуждаются условия работы;
• заключается договор;
• после подписания документации мы сразу готовы приступить к выполнению вашего заказа.
Специалисты нашей компании берут на себя полную или частичную ответственность за кадровый учет компании, которая заказала услуги.
Полное осуществление контроля кадровой документации клиента предусматривает постановку клиента на абонентское обслуживание. Такое действие возможно после того, как будет проведен кадровый аудит. Это означает, что компания-клиент получит от нас определенные льготы. Частичное сопровождение – отдельные услуги по ведению кадровой документации либо периодическое обслуживание.
- Кадровый аудит – оценка оформления и ведения кадровой документации на предмет соответствия требованиям действующего трудового законодательства Российской Федерации. На основании проведенной экспертизы нашими специалистами будут подготовлены: письменное экспертное заключение, оценка рисков компании и рекомендации по устранению выявленных нарушений.
- Разработка и восстановление кадровой документации – создание недостающих документов кадровой службы с учетом специфики работы, задач Клиента и требований действующего трудового законодательства на основании проведенного Кадрового аудита.
- Ведение кадрового делопроизводства на абонентской основе – составление и учет кадровой документации в полном объеме. Мы возьмем на себя обязанности по непрофильному для Вас направлению, что позволит Вам сосредоточиться на ключевых бизнес-процессах.
- Отдел кадров в нашем офисе – хранение кадровой документации и работа с персоналом ведется в офисе Исполнителя. Эта услуга идеально подойдет для организаций с существующим недостатком рабочей площади. Хранение документов ведется в строгом соответствии с требованиями действующего законодательства.
- Горячая линия – консультационное сопровождение по вопросам трудового права. Наши специалисты готовы оказать Вам помощь по вопросам любой сложности. Консультации предоставляются как устно, так и в письменном виде, с подробным описанием алгоритма действий, с ссылками на законодательные акты. В рамках абонентского обслуживания предоставляется бесплатно.
- Постановка кадрового делопроизводства с нуля – разработка обязательного для ведения пакета документов, начиная с трудового договора и заканчивая правилами внутреннего трудового распорядка. Если Ваша компания только начинает свою работу, мы поможем Вам сразу позаботиться об оформлении трудовых отношений с сотрудниками и быть уверенными в правильности своих действий и в соответствии кадровых документов трудовому законодательству.
Кадровое делопроизводство – трудоемкий и ответственный процесс. Кадровая служба должна служить руководителю гарантом соблюдения действующего законодательства и действенным инструментов в управлении персонала, позволяющего достичь максимального результата в бизнесе. Как и любой бизнес-процесс, кадровое делопроизводство можно разбить на компоненты. Результативность работы отдела персонала зависит от его четкой, грамотной и слаженной работы.
Бизнес-процесс кадрового делопроизводства:
- 1. Прием на работу:
- Ознакомление с локальными нормативными актами:
- Правила внутреннего трудового распорядка;
- Положение об оплате труда;
- Положение о защите персональных данных;
- Должностная инструкция и т.д.
- Мероприятия по охране труда:
- Вводный инструктаж;
- Первичный инструктаж.
- Оформление кадровой документации:
- Заключение трудового договора;
- Издание приказа о приеме на работу формы Т-1 или Т-1а;
- Заполнение личной карточки формы Т-2;
- Формирование личного дела;
- Внесение записи в трудовую книжку.
- Ознакомление с локальными нормативными актами:
- 2. Перемещение:
- Ознакомление с должностной инструкции (при переводе на другую должность).
- Заключение дополнительного соглашения к трудовому договору;
- Издание приказа о перемещении формы Т-5 или Т-5а;
- Внесение записи в личную карточку формы Т-2;
- Повторный/целевой/внеплановый инструктаж по охране труда при необходимости;
- Внесение записи в трудовую книжку.
- 3. Увольнение:
- Личное заявление, уведомления, дополнительное соглашение к трудовому договору (в зависимости от статьи увольнения);
- Издание приказа об увольнении формы Т-8 или Т-8а;
- Расчет неиспользованных дней ежегодного отпуска;
- Внесение записи в личную карточку формы Т-2;
- Внесение записи в трудовую книжку.
- 4. Отпуска (без оплаты, ежегодные, дополнительные, по беременности и родам, по уходу за ребенком), листки нетрудоспособности, командировки:
- Составление графика отпусков с учетом специфики производственного процесса и преимущественных прав некоторых категорий работников;
- Издание приказа о предоставлении отпуска Т-6 или Т-6а, внесение сведений в личную карточку формы Т-2;
- Подсчет стажа для оплаты листков нетрудоспособности;
- Оформление пакета документов, подтверждающих нахождение работника в командировке;
- Оформление документов в случае травмы на производстве (акт формы Н-1, служебное расследование и т.д.).
- 5. Применение мер дисциплинарного взыскания:
- Фиксация факта дисциплинарного проступка (докладная записка, акт, решение комиссии);
- Получение объяснений от работника, допустившего нарушение;
- Оформление приказа о применении взыскания.
- 6. Поощрение за труд:
- Представление к поощрению;
- Оформление приказа о поощрении;
- Внесение записи в трудовую книжку.
- 7. Ведение военно-учетного стола:
- Уведомление военкоматов о приеме/увольнении военнообязанных граждан;
- Сверка с военкоматом.
- 8. Ведение журналов и книг учета:
- Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них.
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
- Журнал регистрации трудовых договоров.
- Журналы учета приема, перевода, увольнения работников.
- Книга учета приказов о приеме.
- Книга учета приказов о перемещении.
- Книга учета приказов об увольнении.
- Книга учета приказов о предоставлении отпусков.
- Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки.
- 9. Разработка локальных нормативных актов:
| Наименование документа | Его обязательность с точки зрения трудового законодательства РФ |
| Правила внутреннего трудового распорядка | Обязательно |
| Положение о персональных данных работников | Обязательно |
| Положение об оплате труда работников | Обязательно |
| Вводный инструктаж по охране труда | Обязательно |
| Положение об охране труда с инструкциями по каждой профессии | Обязательно |
| Вводный инструктаж по пожарной безопасности | Обязательно |
| Трудовые договоры и должностные инструкции | Обязательно |
| Положение о мобильной связи | Желательно, для контроля расходования денежных средств компании, для налоговой безопасности |
| Положение о командировках | Желательно в случае, если в компании есть работники, направляемые в командировку |
| Перечень профессий и должностей, подлежащих обязательному медицинскому осмотру | Обязательно |
| Положение о коммерческой тайне | Желательно, если компания имеет целью установить режим коммерческой тайны |
10.Оформление трудовых отношений с иностранными гражданами, представление отчетности в миграционный отдел.
11.Первичный подбор персонала(поиск персонала, отбор резюме на соответствие требованиям, проведение собеседований с кандидатами)
12.Представление интересов в ГИТ
